意外と知らない Word の目次機能 ｜ 医療・介護職でも簡単に目次を作成する方法
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- 2 分前
- 読了時間: 5分
忙しい医療・介護現場で「報告書」「マニュアル」「会議資料」を作る機会は多いですよね。
ページ数が増えてくると、手動で目次を作るのは意外と大変です。章を追加するたびにページ番号を直して、そんな手間を解消してくれるのが Wordの自動目次機能 です。
今回は、Wordの目次機能を「まったく使ったことがない人」でも理解できるように、あとから目次を付ける方法も含めて 解説します。
対象読者
医療・介護職で報告書・手順書・会議資料などを作成する方
Wordを日常的に使っているが、目次は手入力している方
「見出し」や「スタイル」という言葉がいまいちピンと来ない方
全体の流れ（3分でわかる目次作成の流れ）
見出し（章・節）に「見出しスタイル」を設定する
目次を自動挿入する
修正時に「目次を更新」する
この3ステップを覚えれば、報告書のページ管理が圧倒的にラクになります。
ステップ1：見出しスタイルを設定する（最重要）
Wordの自動目次は、「見出し1」「見出し2」「見出し3」などの見出しスタイルを元に作られます。まずは、すでに書いてある文章の章タイトルに見出しスタイルを適用します。
操作手順
見出しにしたい行（例：「1. はじめに」）を選択する。
「ホーム」タブ → 「スタイル」 → 「見出し1」をクリック。
大見出し（章）→ 見出し1
中見出し（節）→ 見出し2
小見出し（項目）→ 見出し3
見出しスタイルの見た目を変えたい場合
見出しを右クリック → 「変更」→ フォントやサイズを調整すれば、現場の報告書フォーマットに合わせることもできます。
ショートカットで素早く設定
Ctrl + Alt + 1：見出し1
Ctrl + Alt + 2：見出し2
Ctrl + Alt + 3：見出し3
ステップ2：目次を自動挿入する
見出しスタイルを付けたら、目次を挿入してみましょう。
操作手順
目次を置きたい場所（文書の先頭が一般的）にカーソルを置く。
「参考資料」タブ → 「目次」 → 「自動作成」からスタイルを選ぶ。
数秒で自動的に目次が生成されます。章や節を追加しても、Wordが自動で拾ってくれます。
ステップ3：目次を更新する
報告書を修正したあと、章やページ番号が変わった場合は、目次を手動で更新する必要があります。
更新方法
目次の上部の「目次の更新」をクリック
目次の上で右クリック → 「フィールドの更新」 → 「目次をすべて更新する」
または目次を選んで F9キー を押す。
💡 ポイント：章タイトルを変えた場合は「目次をすべて更新する」を選ぶこと。ページ番号だけ直したい場合は「ページ番号だけを更新する」でOKです。
ステップ4：すでに書き終えた文章にあとから目次をつける場合
途中からでもまったく問題ありません。次のように進めればスムーズです。
章タイトルを探して、順に「見出し1」「見出し2」を設定する。
文書の冒頭にカーソルを置いて、「参考資料」→「目次」→「自動作成」をクリック。
不要な部分が目次に入った場合は、その段落のスタイルを「標準」に戻す。
ステップ5：実践例（医療・介護向け報告書）
以下は実際にWordで練習できるサンプルです。この構成をそのまま貼り付けて、各項目に見出し1〜3を設定すれば、Wordが自動で目次を生成します。
例文：情報共有改善プロジェクト報告書
【見出し1】1. 背景・目的
高齢化の進展に伴い、多職種間の情報共有がより重要となっている。本報告書では、介護老人保健施設におけるICT活用事例を紹介する。
【見出し2】1.1 現状の課題
口頭伝達や紙の記録に依存し、情報の重複・漏れが発生している。
【見出し2】1.2 本報告書の目的
ICT導入による記録効率化と情報共有改善の効果を検証する。
【見出し1】2. 方法
2025年4月〜6月に施設職員42名を対象に実施。
【見出し2】2.1 実施手順
導入前アンケートの実施
ICT試験運用
フィードバック収集
【見出し3】2.1.1 導入前アンケートの実施
情報共有の課題や改善希望点を職員に調査した。
【見出し3】2.1.2 試験運用
1か月間ICTシステムを使用し、申し送り・記録をデジタル化。
【見出し3】2.1.3 フィードバック収集
利用者・職員双方の意見をヒアリング。
【見出し1】3. 結果
申し送り時間が15分 → 8分に短縮
記録ミスが減少
情報の参照性が向上
【見出し1】4. まとめ・提言
ICT活用により情報共有効率は大幅に向上した。今後は教育体制とサポート体制の充実が必要である。
よくあるトラブルと対処法
トラブル | 原因 | 対処法 |
目次に出てこない章がある | 見出しスタイルが未設定 | 見出し1〜3を設定 |
余計な段落が目次に入る | 「見出し」が誤って適用されている | 「標準」に戻す |
目次を更新しても反映されない | 手動更新をしていない | F9 → 「目次をすべて更新する」 |
カスタマイズのヒント
表示階層の変更：「目次」→「ユーザー設定の目次」→「アウトラインレベル」で階層を選べる
ページ番号を消したい場合：「ページ番号を表示する」のチェックを外す
まとめ（3ポイントで覚える）
見出しスタイルを使うことがすべての基本
「参考資料」→「目次」→「自動作成」で一瞬で目次ができる
修正後は「右クリック→更新」または「F9キー」で反映
おまけ：現場での活用シーン
医療安全委員会報告書
介護サービス改善マニュアル
感染対策手順書
研修記録集・活動報告書
どれも数ページを超える資料が多いため、目次機能を覚えておくと資料作成のストレスが大幅に減ります。
今回もお読みいただきありがとうございました。
もしMEGTARでお役にたてることがあれば、どうぞお気軽にお問い合わせください。
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